Asiakasdatan vienti- ja siirrettävyyskuvaus

1. Tarkoitus ja soveltamisala

Tämä dokumentti (Asiakasdatan vienti- ja siirrettävyyskuvaus – Data Export & Portability) kuvaa, miten asiakkaat voivat vastaanottaa palveluun tallennetun datansa EMMi-palvelusta.

Dokumentin tavoitteena on varmistaa läpinäkyvyys sekä tukea datan siirrettävyyttä EU Data Act -sääntelyn mukaisesti, erityisesti sopimuksen päättyessä.

2. Tiedon toimitustapa

Asiakastiedot toimitetaan asiakkaan pyynnöstä:

suojattuna sähköpostilähetyksenä TAI
muulla erikseen sovitulla suojatulla tiedonsiirtotavalla

Toimitusmuoto:

ZIP-pakattu tiedosto
Sisältää rakenteisen datan JSON-muodossa
Sisältää viittaukset mediatiedostoihin REST-latauslinkkeinä

3. Vientitiedoston sisältö

Vientitiedosto sisältää asiakkaan palveluun tallentaman tiedot seuraavissa kategorioissa:

3.1 Käyttäjät ja käyttöoikeudet

users/users.json – käyttäjätiedot
users/user-groups.json – käyttäjäryhmät

3.2 Kansiot

Hakemistorakenne:

folders/

Sisältö:

folder-ids.json – kansiotunnisteet
kansiokohtaiset hakemistot:
- - folder-data.json – kansion metatiedot

Lisäksi:

folders/folders.json – kansiopuu
folders/folder-permissions.json – käyttöoikeudet

3.3 Metatiedot

Hakemisto:

metadata/

Sisältö:

property-fields.json – metadatakenttien määrittelyt
asset-statuses.json – aineistojen tilat

3.4 Aineistot (tiedostot ja niihin liittyvät tiedot)

Hakemisto:

assets/

Sisältö:

aineistokohtaiset kansiot (yksilöllinen tunniste)
jokaisessa:
- - asset-data.json – aineistojen metatiedot
  - download-links.json – tiedostojen latauslinkit

3.5 Projektinhallinta (mikäli käytössä)

Hakemistorakenne:

project management/

Sisältö:

proof-statuses.json – hyväksyntä-/vedoksien tilat
project-statuses.json – projektien tilat
project-roles.json – projektien roolit
projects/project-ids.json – projektien tunnisteet

Projektikohtaiset kansiot (esim. /99/):

project-data.json – projektin metatiedot
proofs.json – vedokset
assets.json – projektin aineistot
download-links-proofs.json – vedoksien latauslinkit
download-links-assets.json – aineistojen latauslinkit

4. Tietoformaatti

Kaikki rakenteinen data toimitetaan JSON-muodossa
Merkistökoodaus: UTF-8
Rakenne on hierarkkinen ja perustuu loogisiin kokonaisuuksiin (aineistot, kansiot, jne)

Formaatti on:

yleisesti käytetty
koneellisesti luettava
helposti siirrettävissä muihin järjestelmiin

5. Mediatiedostojen saatavuus

Mediatiedostot eivät sisälly suoraan JSON-tiedostoihin, vaan ne toimitetaan:

REST-latauslinkkeinä
jotka löytyvät JSON-tiedostoista (esim. download-links*.json)

Latauslinkit:

voivat olla aikarajoitettuja
vaativat autentikoinnin
ovat suojattuja luvattoman käytön estämiseksi

6. Vientitiedoston tilaaminen

Vientitiedosto voidaan toimittaa:

asiakkaan pyynnöstä
erityisesti:
- sopimuksen päättyessä
- palvelun vaihdon yhteydessä

Mediatiedostojen latausta varten toimittaja tekee EMMi-palveluun lukuoikeudellisen integraatiotunnuksen ja toimittaa REST-rajapinnan kirjautumiseen tarvittavan API-avaimen.

Pyynnöt tehdään:

asiakastuen kautta / yhteyshenkilölle

7. Toimitusaikataulu

Tiedot toimitetaan:

ilman aiheetonta viivettä
tyypillisesti 14 päivän kuluessa

Toimittajalla on velvollisuus säilyttää ja Asiakkaan toimeksiannosta toimittaa tälle Asiakkaan Palvelussa sijaitsevaa dataa 30 päivän siirtymäaikana irtisanomisajan päätyttyä.

Jos 30 päivän enimmäissiirtymäaika ei ole teknisesti mahdollinen, datankäsittelypalvelujen tarjoajan on ilmoitettava asiasta Asiakkaalle 14 työpäivän kuluessa vaihtoa koskevan pyynnön tekemisestä ja perusteltava asianmukaisesti, miksi siirtymäaika ei ole teknisesti mahdollinen, sekä ilmoitettava vaihtoehtoinen siirtymäaika, joka saa olla enintään seitsemän kuukautta. Palvelun jatkuvuus tulee tarvittaessa varmistaa koko vaihtoehtoisen siirtymäajan aikana.

8. Asiakastiedot sopimuksen päättyessä

Asiakkaalla on oikeus saada oma tietonsa itselleen
Tiedot ovat saatavilla 30 päivää sopimuksen päättymisestä
Tämän jälkeen tiedot poistetaan palvelusta voimassa olevan poistopolitiikan mukaisesti

9. Yhteentoimivuus

Vientitiedosto on suunniteltu tukemaan:

tiedon siirtoa muihin aineistonhallinta- tai vastaaviin järjestelmiin
toimittajalukkotilanteiden vähentämistä

Tätä tukevat:

JSON-formaatti
selkeä hakemistorakenne
erilliset metadatamäärittelyt

10. Rajaukset

Toimittaja tarjoutuu saattamaan Palvelusta kohtuullisella vaivalla siirrettävissä olevan datan uuden toimittajan haltuun.

Vientitiedosto ei sisällä:

palveluntarjoajan sisäisiä järjestelmätietoja
ei-asiakaskohtaista operatiivista dataa
teknistä lokitietoa

Kohtuullisella vaivalla siirrettäväksi dataksi ei lueta esimerkiksi aineisto-, kori- ja kansiolinkkejä, kuvakonversiotietoja, aineiston versiohistoriaa, tiedostonsiirto- tai toimeksiantolomaketoimintoja (Mediapankki), vedosmerkintöjä, vedosten vedosversiohistoriaa, projektikeskusteluja (Projektinhallinta), muokattavia selaintaittotopohjia (Create), taittoautomaatioiden työnkulkuputkia (Datacloud) ja rajapintojen kautta toimivia integraatioita kolmannen osapuolen palveluihin.

11. Tietoturva

Tiedot toimitetaan aina suojatusti:

salattu siirto
rajattu pääsy
toimitus vain valtuutetuille henkilöille

12. Yhteystiedot

Lisätietoja:

EMMi-tukipalvelut tai oma yhteyshenkilösi

13. Dokumentin versio

Versio: 1.0
Päivitetty: 12.8.2026

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten. Tällainen kielto voidaan milloin tahansa antaa kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Heräsikö jotain kysyttävää?

Asiakaspalvelumme on valmiina vastaamaan kaikkiin kysymyksiin ja opastamaan yrityksenne alkuun sovelluksen kanssa.